Die Checklisten aller sieben Schritte für die Vorstandssitzung

Wie eine Liste in der Sitzung benutzt wird

Die Reihenfolge der Listen ist nicht beliebig. Die erste und die zweite liefern das Fundament — welche Daten der Verein führt und wo sie künftig liegen —, und alle weiteren greifen darauf zu. Ab der dritten entscheidet die Dringlichkeit. Die siebte gehört ans Ende, weil sie die Ergebnisse aller vorherigen zusammenfasst; wer nur eine einzige Liste abarbeiten kann, nimmt trotzdem sie.

Checkliste 01: Bestandsaufnahme

1. Alle Orte auflisten, an denen Mitgliederdaten liegen — auch Papier, auch private Geräte.
2. Je Zeile eintragen, wer Zugriff hat und auf welcher Grundlage verarbeitet wird.
3. Besondere Kategorien nach Artikel 9 gesondert markieren, insbesondere Gesundheitsangaben.
4. Zweite Liste anlegen: Konten, Domains, Postfächer, Bankzugänge — jeweils mit Inhaber.
5. Doppelte Adresslisten benennen und festhalten, welche künftig die maßgebliche ist.
6. Unterlagen ohne Zweck und ohne laufende Frist zur Vernichtung vormerken.
7. Ergebnis ins Protokoll und einen Termin für die Folgeprüfung setzen.

Zur Begründung in Schritt 01 — dort steht, welche Entscheidungen hinter den Punkten stehen und welche Norm sie trägt.

Checkliste 02: Mitgliederdaten

1. Feldplan beschließen: welche Felder geführt werden und auf welcher Grundlage.
2. Entbehrliche Felder aus dem Altbestand entfernen, statt sie zu übernehmen.
3. Vier Rollen festlegen und namentlich zuordnen; zwei Personen mit Verwaltungszugriff.
4. Maßgebliche Liste bestimmen, übrige abgleichen, Abweichungen klären.
5. Probeübernahme mit zehn Datensätzen, erst danach der Gesamtbestand.
6. Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen, bevor Daten an einen Dienstleister gehen.
7. Stichtag protokollieren, Altlisten löschen, Sicherungskopie einrichten.
8. Informationsblatt nach Artikel 13 dem Aufnahmeantrag beilegen.

Zur Begründung in Schritt 02 — dort steht, welche Entscheidungen hinter den Punkten stehen und welche Norm sie trägt.

Checkliste 03: Zusammenarbeit im Vorstand

1. Vereinspostfach einrichten und Funktionsadressen für die zentralen Ämter anlegen.
2. Beschließen: alle Dienste laufen auf Vereinskonten; private Zugänge werden übertragen.
3. Einen Ablageort bestimmen und die sechs Hauptordner anlegen.
4. Zwei Personen mit Verwaltungsrechten, alle übrigen mit Schreib- oder Lesezugriff.
5. Sitzungsform in der Satzung prüfen und, falls nötig, eine Regelung vorbereiten.
6. Beschlusssammlung anlegen und rückwirkend mit den letzten zwei Jahren füllen.
7. Vertrauliche Vorgänge in einen Bereich mit engerem Zugriff legen.
8. Frist vereinbaren, innerhalb derer ein Protokoll abgelegt sein muss.

Zur Begründung in Schritt 03 — dort steht, welche Entscheidungen hinter den Punkten stehen und welche Norm sie trägt.

Checkliste 04: Kommunikation mit den Mitgliedern

1. Kanäle festlegen: einen verbindlichen, einen schnellen, einen Notweg — übrige abschalten.
2. Prüfen, welche Aussendungen Werbung enthalten; diese vom Rundschreiben trennen.
3. Für einwilligungsbasierte Verteiler das Double-Opt-in einrichten und Nachweise sichern.
4. Offenen Verteiler abschaffen: nur Blindkopie oder ein Versandwerkzeug.
5. Satzung auf die Form der Einladung prüfen und gegebenenfalls Änderung vorbereiten.
6. Abmeldeweg in jeder einwilligungsbasierten Aussendung testen — ohne Anmeldung erreichbar.
7. Liste der Mitglieder ohne elektronische Erreichbarkeit führen und den Notweg bedienen.
8. Versandrhythmus beschließen und die redaktionelle Verantwortung protokollieren.

Zur Begründung in Schritt 04 — dort steht, welche Entscheidungen hinter den Punkten stehen und welche Norm sie trägt.

Checkliste 05: Kasse und Beiträge

1. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen und in den Vertragsordner legen.
2. Inkassovereinbarung mit der Bank abschließen; Konditionen im Protokoll festhalten.
3. Mandate einholen und je Mitglied mit Mandatsreferenz beim Datensatz ablegen.
4. Einzugstermin in der Beitragsordnung oder im Mandat nennen; Vorabankündigung regeln.
5. Belegablage festlegen: fortlaufende Nummer, unveränderbare Speicherung, Sicherung.
6. Einseitige Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen schreiben.
7. Prüfordner je Geschäftsjahr anlegen und den Kassenprüfern Lesezugriff einrichten.
8. Zweites Vorstandsmitglied mit Lesezugriff auf die Kontoumsätze ausstatten.

Zur Begründung in Schritt 05 — dort steht, welche Entscheidungen hinter den Punkten stehen und welche Norm sie trägt.

Checkliste 06: Außendarstellung

1. Prüfen, auf wen Domain und Hosting laufen; auf den Verein umschreiben lassen.
2. Fünf Grundseiten festlegen; die vier Leitfragen von der Startseite aus erreichbar machen.
3. Impressum nach § 5 DDG vollständig anlegen, mit Register und Vertretung.
4. Datenschutzerklärung an der tatsächlichen Einbindung ausrichten, nicht am Mustertext.
5. Externe Einbindungen prüfen und, wo möglich, entfernen — dann entfällt das Banner.
6. Fotoeinwilligungen dokumentieren; ohne Nachweis kein Bild mit erkennbaren Personen.
7. Zwei Personen bestimmen, die Inhalte ändern können, und beide einweisen.
8. Verzeichniseinträge vereinheitlichen und den jährlichen Prüftermin setzen.

Zur Begründung in Schritt 06 — dort steht, welche Entscheidungen hinter den Punkten stehen und welche Norm sie trägt.

Checkliste 07: Übergabe

1. Kontenliste aktualisieren: jedes Konto, jede Domain, jedes Postfach mit Inhaber und Kosten.
2. Alle Zugänge, die auf Privatpersonen laufen, auf Vereinskonten umschreiben.
3. Wiederherstellungsadressen auf die Funktionsadressen des Vereins umstellen.
4. Passwortspeicher einrichten, zweite Person berechtigen, Zugang übergeben.
5. Vertragsübersicht mit Laufzeiten und Kündigungsfristen anlegen.
6. Beschlusssammlung und Jahreskalender beilegen.
7. Registeranmeldung des Vorstandswechsels unmittelbar nach der Wahl veranlassen.
8. Zweiten Übergabetermin drei bis sechs Wochen später vereinbaren und protokollieren.

Zur Begründung in Schritt 07 — dort steht, welche Entscheidungen hinter den Punkten stehen und welche Norm sie trägt.