Die digitale Mitgliederversammlung: Satzung, Beschluss und Nachweis

Die digitale Mitgliederversammlung im Vereinsrecht

Zwei Dinge sind daran bemerkenswert. Erstens der Anknüpfungspunkt: Die Möglichkeit wird bei der Berufung eröffnet, also von demjenigen, der die Versammlung einberuft — nicht durch einen vorherigen Beschluss und nicht durch eine Satzungsklausel. Zweitens der Umfang: Erfasst ist nicht nur die Teilnahme, sondern die Ausübung „anderer Mitgliederrechte“, also insbesondere Rede-, Antrags- und Stimmrecht.

Damit ist die digitale Mitgliederversammlung im Vereinsrecht kein geduldeter Sonderweg mehr, sondern eine im Gesetz vorgesehene Form. Eine virtuelle Mitgliederversammlung, bei der niemand am Versammlungsort anwesend ist, und eine hybride Versammlung mit beiden Teilnahmewegen unterscheiden sich dabei nicht in der Grundlage, sondern nur in der Ausgestaltung, die bei der Einberufung festgelegt wird.

Vorrang hat gleichwohl die eigene Satzung. Enthält sie ausdrückliche Vorgaben zur Form der Versammlung, sind diese zuerst zu prüfen. Der praktische Ablauf ist deshalb immer derselbe: erst Satzung lesen, dann Gesetz anwenden, dann einladen. Wer eine digitale Mitgliederversammlung plant, beginnt also nicht mit der Technik, sondern mit einem Blick in die eigene Satzung. Welche Werkzeuge für die Zuschaltung in Frage kommen, steht im Vergleich Videokonferenz.

Die Einladung: die häufigste Fehlerquelle

Form und Frist der Einladung ergeben sich nicht aus dem Gesetz, sondern aus der Satzung. § 36 BGB regelt nur, wann zu berufen ist: in den durch die Satzung bestimmten Fällen sowie dann, wenn das Interesse des Vereins es erfordert. Alles Weitere — Schriftform oder Textform, zwei Wochen oder vier, Tagesordnung vollständig oder in Grundzügen — steht in der Satzung des einzelnen Vereins.

Daraus folgt der häufigste Formfehler in deutschen Vereinen: Die Satzung verlangt schriftliche Einladung, der Verein lädt aus Bequemlichkeit per E-Mail ein, und die Beschlüsse der Versammlung werden dadurch anfechtbar. Wer auf elektronische Einladung umstellen will, ändert deshalb zuerst die Satzung und verschickt danach elektronisch — nicht umgekehrt.

Kommt elektronische Teilnahme hinzu, gehört in dieselbe Einladung, wie sie ausgeübt wird: über welchen Zugangsweg, ob eine Anmeldung nötig ist und bis wann, und was gilt, wenn die Verbindung ausfällt. Diese Angaben gehören nicht in eine spätere Erinnerungsmail, weil sie Teil der ordnungsgemäßen Einberufung sind.

Wann die Satzung geändert werden sollte

Auch wenn § 32 Absatz 2 BGB keine Satzungsgrundlage verlangt, gibt es drei Anlässe, die Satzung anzupassen. Erstens, wenn sie Präsenz ausdrücklich vorschreibt — dann geht sie vor. Zweitens, wenn die Einladung auf Schriftform festgelegt ist und der Verein elektronisch einladen möchte. Drittens, wenn Klarheit gewünscht ist: Eine ausdrückliche Regelung erspart die Diskussion in der Versammlung.

Eine Satzungsänderung wird in der Versammlung beschlossen und wird gegenüber Dritten mit der Eintragung ins Vereinsregister wirksam. Die Anmeldung bedarf der öffentlichen Beglaubigung. Wer ohnehin ändert, prüft bei der Gelegenheit auch die Einladungsfrist und die Regelungen zur Beschlussfähigkeit — Änderungen kosten jedes Mal denselben Weg zum Notar.

Der Beschluss: in der Versammlung und ohne sie

In der Versammlung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen, soweit Gesetz oder Satzung nichts anderes bestimmen. Bei einer Versammlung mit elektronischer Teilnahme zählen die elektronisch abgegebenen Stimmen wie die im Raum abgegebenen — das ist die eigentliche Wirkung von § 32 Absatz 2 BGB.

Daneben steht der Beschluss ohne Versammlung. § 32 Absatz 3 BGB bestimmt: „Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss in Textform erklären.“ Zwei Merkmale sind entscheidend. Zum einen die Textform: Eine E-Mail genügt, eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. Zum anderen das Wort „alle“ — nicht die Mehrheit der Antwortenden, nicht eine qualifizierte Mehrheit, sondern sämtliche Mitglieder.

In einem Verein mit dreißig Mitgliedern ist das machbar, in einem mit dreihundert nicht. Der Umlaufbeschluss ist deshalb kein Ersatz für die Versammlung, sondern ein Werkzeug für unstrittige Formalien in kleinen Vereinen. Eine Mitgliederversammlung online abzuhalten ist für alles andere der verlässlichere Weg — und eine digitale Mitgliederversammlung erreicht regelmäßig mehr Mitglieder als eine Präsenzversammlung an einem Werktagabend.

Für die Praxis heißt das: Eine virtuelle Mitgliederversammlung ersetzt den Umlaufbeschluss in fast allen Fällen, in denen mehr als eine Handvoll Mitglieder zu beteiligen ist. Wer eine Mitgliederversammlung online durchführt, kann außerdem debattieren — beim Umlaufbeschluss ist das ausgeschlossen, weil er nur Zustimmung oder Ablehnung kennt.

Abstimmung online: was geht und was nicht

Wenn die Satzung für Vorstandswahlen geheime Abstimmung verlangt, ist das ein Ausschlusskriterium für die reine Onlineversammlung — und ein guter Grund, die Wahl in Präsenz durchzuführen und die übrige Tagesordnung hybrid. Diese Aufteilung ist zulässig und in der Praxis verbreitet.

Protokoll und Nachweis

Das Protokoll ist der einzige Nachweis, der im Streitfall zählt. Es enthält Ort und Zeit, die Art der Durchführung, die Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit, jeden Beschluss im Wortlaut mit Abstimmungsergebnis und die Unterschrift der protokollführenden Person. Bei elektronischer Teilnahme kommt hinzu, wie viele Mitglieder auf welchem Weg teilgenommen haben.

Ein Vermerk über Störungen mit Uhrzeit gehört ebenfalls hinein — nicht, weil er schön aussieht, sondern weil er im Anfechtungsfall die entscheidende Frage beantwortet, ob ein Mitglied ohne eigenes Verschulden an der Teilnahme gehindert war. Wie das Protokoll abgelegt wird und warum eine fortlaufende Beschlusssammlung daneben gehört, steht in Schritt drei.