Mitgliederverwaltung für den Verein — die Werkzeuge im Vergleich

Mitgliederverwaltung im Verein: ab wann sie nötig wird

Ein zweiter Auslöser ist die Zahl der Personen mit Zugriff. Solange eine Person die Liste führt, ist eine Tabelle beherrschbar. Sobald drei Ämter dieselben Daten brauchen, aber jeweils nur einen Ausschnitt sehen sollen, führt an abgestuften Rollen kein Weg vorbei — und Rollen sind das, was eine Tabelle grundsätzlich nicht kann.

Der dritte Auslöser ist die Übergabe. Eine Mitgliederverwaltung, die auf dem privaten Rechner eines Vorstandsmitglieds liegt, geht bei einem Amtswechsel im besten Fall als Datei über, im schlechtesten gar nicht. Diese drei Auslöser — Beitragseinzug, mehrere Ämter, Amtswechsel — sind der eigentliche Maßstab, nicht die Mitgliederzahl.

Vier der fünf Zeilen tragen in der Spalte zur Auftragsverarbeitung denselben Wert. Das ist das auffälligste Ergebnis dieses Vergleichs und verdient eine Erläuterung: Es bedeutet nicht, dass diese Anbieter keinen Vertrag anbieten — sondern dass er auf den frei zugänglichen Seiten zum Prüfzeitpunkt nicht abrufbar war. Für einen Verein heißt das, dass er vor der Anmeldung fragen muss. Ein Anbieter, der den Vertrag auf Nachfrage innerhalb eines Tages schickt, ist unproblematisch; einer, der lange sucht, ist ein Warnsignal.

Die Spalte zum Datenexport fehlt in dieser Tabelle bewusst, obwohl sie zum Prüfraster gehört: Für keinen der vier kommerziellen Anbieter ließ sich das Exportformat auf einer frei zugänglichen Seite belegen. Eine Spalte, die für vier von fünf Zeilen leer bliebe, wird nicht halb gefüllt, sondern weggelassen — und die Prüfung wandert dorthin, wo sie ohnehin hingehört: in den Testzugang, mit der Viertelstunde, die weiter unten beschrieben ist.

Kostenlose Mitgliederverwaltung: was die Gratiswege leisten

Es gibt zwei Arten, eine Mitgliederverwaltung kostenlos zu bekommen, und sie sind grundverschieden. Die erste ist quelloffene Software: CiviCRM steht unter der AGPL-3.0 und lässt sich eigenständig oder als Modul innerhalb eines Redaktionssystems betreiben. Der Verein zahlt keine Lizenz und trägt dafür den Betrieb — Server, Aktualisierungen, Sicherungen, Wiederherstellung im Fehlerfall.

Die zweite ist die Gratisstufe eines kommerziellen Anbieters. ClubDesk nennt für seine kostenlose Stufe eine Grenze von fünfzig Mitgliedern; andere Anbieter arbeiten mit zeitlich begrenzten Testzugängen, easyVerein wirbt mit einem zeitlich unbegrenzten Test. Hier zahlt der Verein nicht mit Arbeit, sondern mit einer Wachstumsgrenze: Wird sie erreicht, steht die Entscheidung erneut an — dann allerdings mit den Daten im System.

Welcher Weg der günstigere ist, hängt an einer einzigen Frage: Gibt es im Verein zwei Personen, die einen Server betreuen, und ist diese Aufgabe einem Amt zugeordnet? Wenn ja, ist quelloffene Software auf Dauer die unabhängigere und billigere Lösung. Wenn nein, ist eine kostenlose Stufe der ehrlichere Weg — denn eine nicht aktualisierte Installation mit Mitgliederdaten ist kein Sparmodell, sondern ein Risiko.

Was die DSGVO von einer Mitgliederverwaltung verlangt

Drittens die Auskunft: Nach Artikel 15 kann jedes Mitglied Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen, und der Verein muss sie innerhalb eines Monats erteilen. Ein System, das keine vollständige Ansicht eines einzelnen Datensatzes ausgeben kann, macht diese Frist zur Handarbeit.

Viertens der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28. Sobald ein Anbieter Mitgliederdaten im Auftrag des Vereins verarbeitet — und das tut jede Cloudlösung —, braucht es diesen Vertrag, bevor der erste Datensatz übertragen wird. Er ist die Voraussetzung der Zulässigkeit, nicht ihre Dokumentation. Betreibt der Verein die Software selbst, entfällt er, weil dann niemand im Auftrag verarbeitet.

Der Serverstandort ist keine eigene Anforderung, aber eine Vereinfachung: Liegt er in der Europäischen Union, entsteht die Frage des Drittlandtransfers nach Kapitel V gar nicht erst. Mehrere deutsche Anbieter werben deshalb ausdrücklich damit. Die vollständige Einordnung steht unter Datenschutz im Verein.

Mitgliederverwaltung im Vergleich: die Auswahl in fünf Schritten

Die meisten Vereine wählen in der falschen Reihenfolge aus: Sie vergleichen Funktionslisten, entscheiden sich und stoßen erst im Betrieb auf ein Ausschlusskriterium. Wer eine Mitgliederverwaltung im Vergleich betrachtet, sollte deshalb bei den Ausschlusskriterien anfangen — das geht schneller und endet seltener in einem zweiten Umzug.

1. Bedarf festhalten. Welche Felder, welche Beitragsklassen, welche Ämter mit welchem Ausschnitt? Der Feldplan aus Schritt zwei ist die Grundlage; ohne ihn vergleicht man Angebote gegen ein Gefühl.
2. Ausschlusskriterien anwenden. Kein vollständiger Export, keine abgestuften Rollen, kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ohne Grundlage: Jedes dieser vier Merkmale schließt einen Kandidaten aus, unabhängig von allem anderen.
3. Zwei Kandidaten testen. Nicht fünf. Zwei Testzugänge, jeweils mit zehn echten Datensätzen und einem realistischen Vorgang — etwa einer Beitragsänderung mit Lastschriftmandat.
4. Export prüfen. Die zehn Datensätze exportieren und die Datei öffnen. Vollständig? Umlaute intakt? Mandatsreferenzen dabei? Diese Viertelstunde ist die wirksamste Prüfung der ganzen Auswahl.
5. Beschließen und dokumentieren. Werkzeug, Verantwortliche, Kosten und der Abschluss des Vertrags zur Auftragsverarbeitung gehören ins Protokoll. Ein Nachfolger findet sonst die Rechnung, aber nicht die Begründung.

Checkliste vor dem Beschluss

1. Feldplan liegt vor und ist beschlossen.
2. Vollständiger, maschinenlesbarer Export im Testzugang tatsächlich ausprobiert.
3. Abgestufte Rollen vorhanden und auf die vier Ämter des Vereins abgebildet.
4. Vertrag zur Auftragsverarbeitung liegt vor oder ist schriftlich zugesagt.
5. Serverstandort geklärt; bei Drittland eine tragfähige Grundlage geprüft.
6. Preismodellklasse verstanden: Was passiert bei fünfzig Mitgliedern mehr?
7. Zwei Personen mit Verwaltungszugriff, Betrieb einem Amt zugeordnet.
8. Beschluss mit Werkzeug, Verantwortung und Kosten im Protokoll.

Wer diese acht Punkte abgehakt hat, hat die Mitgliederverwaltung für Vereine so ausgewählt, dass die Entscheidung revidierbar bleibt. Das ist der eigentliche Maßstab — nicht, ob es die beste Software ist, sondern ob ein Wechsel möglich wäre.