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Glossar der digitalen Vereinsarbeit — 28 Begriffe kurz erklärt
In Formularen, Verträgen und Richtlinien werden Begriffe vorausgesetzt, die niemand erklärt. Diese Sammlung erklärt die 28, die in der digitalen Vereinsarbeit tatsächlich vorkommen.
Jeder Eintrag nennt, wo der Begriff herkommt, und verweist auf die Seite, die ihn ausführlich behandelt.
Wozu diese SammlungEinordnung
Begriffe, die vorausgesetzt werden
Ein Vorstand liest im Jahr eine überschaubare Zahl von Formularen — Förderantrag, Bankvertrag, Software-Bedingungen, Verbandsmeldung — und in jedem stehen zwei oder drei Begriffe, die vorausgesetzt und nicht erklärt werden. Wer sie überliest, unterschreibt etwas, das er nicht geprüft hat.
Diese Sammlung ist deshalb nach dem Vorkommen geordnet, nicht nach Vollständigkeit: Aufgenommen ist, was in den sieben Schritten und den sechs Vergleichen tatsächlich gebraucht wird. Bei jedem Begriff mit rechtlichem Gehalt steht die Norm dabei.
Die BegriffeA bis Z
Begriffe von A bis Z
Auftragsverarbeitung — Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Dienstleister im Auftrag und nach Weisung des Vereins. Verlangt einen Vertrag nach Artikel 28 DSGVO, bevor die ersten Daten übergeben werden. Datenschutz im Verein
Aufbewahrungsfrist — Zeitraum, in dem Unterlagen gesetzlich aufzubewahren sind. Die Abgabenordnung sieht für Buchungsbelege acht Jahre vor, für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn. Schritt 5
Berechtigtes Interesse — Auffangrechtsgrundlage nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Verlangt eine Abwägung zwischen dem Interesse des Vereins und den Rechten der betroffenen Person.
Beschlusssammlung — Fortlaufende Liste aller Beschlüsse mit Datum, Wortlaut und Fundstelle. Beantwortet die Frage „haben wir das schon geregelt?“ in einer Minute statt in einer Stunde. Schritt 3
Betroffenenrechte — Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit und Widerspruch. Die Antwortfrist beträgt einen Monat. Datenschutz im Verein
Datenminimierung — Grundsatz aus Artikel 5 DSGVO: Es wird nur erhoben, was für den Zweck erforderlich ist. Praktisch das wirksamste Mittel gegen Datenbestände, die niemand pflegt.
Datenpanne — Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Bei Risiko binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde zu melden; bei hohem Risiko zusätzlich den Betroffenen.
Doppelte Adressliste — Kein Fachbegriff, aber der häufigste Befund einer Bestandsaufnahme: zwei oder mehr Verteiler, die von verschiedenen Ämtern gepflegt werden und nach kurzer Zeit auseinanderlaufen. Schritt 1
Double-Opt-in — Zweistufige Anmeldung zu einem Verteiler: Eintragung, dann Bestätigung über einen Link. Dient dem Nachweis, dass die Einwilligung vom Inhaber der Adresse stammt. Vergleich Kommunikation
DSGVO — Datenschutz-Grundverordnung, seit 2018 unmittelbar geltendes EU-Recht. Ergänzt durch das Bundesdatenschutzgesetz und Landesrecht.
Eigenanteil — Der Teil der Projektkosten, den der Verein bei einer Förderung selbst trägt. Manche Richtlinien lassen ehrenamtliche Arbeitszeit als Eigenleistung zu. Fördermittel
Ehrenamtspauschale — Steuerfreibetrag nach § 3 Nummer 26a EStG für nebenberufliche Tätigkeit im gemeinnützigen Bereich, 840 Euro im Jahr je Person.
Freistellungsbescheid — Bescheid des Finanzamts über die Steuerbegünstigung wegen Gemeinnützigkeit. Üblicher Nachweis bei Förderanträgen.
Funktionsadresse — E-Mail-Adresse, die an ein Amt gebunden ist und nicht an eine Person. Wird beim Amtswechsel umgeleitet statt neu angelegt. Schritt 3
Gläubiger-Identifikationsnummer — Kennung des Zahlungsempfängers im SEPA-Lastschriftverfahren, kostenfrei bei der Deutschen Bundesbank zu beantragen. Schritt 5
Hybride Versammlung — Versammlung mit Teilnehmenden vor Ort und zugeschalteten Mitgliedern. Nach § 32 Absatz 2 BGB kann die elektronische Teilnahme bei der Berufung der Versammlung vorgesehen werden. Vereinsrecht digital
Löschfrist — Zeitpunkt, zu dem Daten zu löschen sind, weil der Zweck entfallen ist. Nicht zu verwechseln mit der Aufbewahrungsfrist, die nur bestimmte Belege betrifft.
Mandatsreferenz — Eindeutige Kennung eines SEPA-Lastschriftmandats. Gehört zum Mitgliedsdatensatz, weil sie im Streitfall vorgelegt werden muss.
Open Source — Software unter einer Lizenz, die Nutzung, Weitergabe und Veränderung erlaubt. Für Vereine vor allem deshalb relevant, weil sie den Weiterbetrieb sichert, wenn ein Anbieter aufgibt.
Pre-Notification — Vorabankündigung einer Lastschrift. Muss dem Zahlungspflichtigen vor der Belastung zugehen; die Frist kann vereinbart werden.
Prüfordner — Je Geschäftsjahr angelegte Sammlung aus Kontoauszügen, Belegen, Beitragsliste und Jahresrechnung für die Kassenprüfung. Entsteht laufend, nicht am Abend davor.
Rolle — Zugriffsprofil in einem Verwaltungssystem. Vier genügen in der Praxis: Verwaltung, Kasse, Gruppenleitung, Lesezugriff. Schritt 2
Serverstandort — Ort der Datenverarbeitung. Innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums entfällt die Prüfung des Drittlandtransfers nach Kapitel V DSGVO.
Stammdatensatz — Die eine maßgebliche Datensammlung je Mitglied, aus der Beitragseinzug, Einladungen und Rundschreiben ihre Angaben ziehen. Schritt 2
Textform — Lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, mit Nennung des Erklärenden, ohne Unterschrift. Eine E-Mail genügt. § 32 Absatz 3 BGB verlangt sie für den Beschluss ohne Versammlung. Vereinsrecht digital
Übergabemappe — Sechsteilige Sammlung für den Amtswechsel: Kontenliste, Zugriffsliste, Ablageplan, Vertragsübersicht, Beschlusssammlung, Jahreskalender. Schritt 7
Verarbeitungsverzeichnis — Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 DSGVO. Entsteht aus der Bestandsliste durch Ergänzung von Löschfristen und Schutzmaßnahmen. Datenschutz im Verein
Zuwendungsbestätigung — Die Spendenquittung des Vereins nach amtlichem Muster. Nicht zu verwechseln mit dem Zuwendungsbescheid, mit dem eine Förderstelle Geld bewilligt. Kasse und Fundraising
Häufige Fragen
5 Fragen, die in der Vorstandsarbeit tatsächlich gestellt werden.
Warum steht in diesem Glossar so viel Recht?
Weil die Begriffe, an denen die Vereinsarbeit hängt, überwiegend rechtliche sind. Technische Begriffe lassen sich im Zweifel nachschlagen; die rechtlichen tauchen in Formularen auf, ohne erklärt zu werden — und werden deshalb überlesen.
Die Auswahl folgt dem, was in den sieben Schritten und den sechs Vergleichen tatsächlich vorkommt. Ein Begriff, der auf keiner Seite dieser Sammlung gebraucht wird, steht auch nicht hier.
Ersetzen diese Erklärungen eine Beratung?
Nein. Sie sollen ermöglichen, die richtige Frage zu stellen — an das Finanzamt, an die Aufsichtsbehörde des Landes, an einen Fachanwalt oder an den Dachverband.
Für jeden Begriff mit rechtlichem Gehalt ist die Norm genannt, aus der er stammt.
Was ist der Unterschied zwischen Schriftform und Textform?
Die Schriftform verlangt eine eigenhändige Unterschrift auf einem Dokument. Die Textform verlangt nur eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist — eine E-Mail genügt.
Der Unterschied entscheidet darüber, ob eine Einladung per E-Mail wirksam ist. Maßgeblich ist, was die Satzung verlangt.
Warum wird Aufbewahrungsfrist und Löschfrist unterschieden?
Weil sie in entgegengesetzte Richtungen wirken. Die Löschfrist sagt, wann Daten weg müssen; die Aufbewahrungsfrist sagt, was trotzdem bleiben muss.
Die Ausnahme wird regelmäßig zu weit gelesen: Sie erfasst Buchungsbelege, nicht den vollständigen Mitgliedsdatensatz.
Fehlt ein Begriff?
Dann lohnt der Hinweis über Kontakt. Die Sammlung wächst mit den Fragen, die tatsächlich gestellt werden, nicht mit dem, was vollständig wäre.
Ergänzungen werden mit dem Datum ihrer Aufnahme vermerkt.