Mitgliederverwaltung digital: Worauf kleine Vereine bei der Softwarewahl achten sollten

Eine Mitgliederverwaltung ist der erste Schritt, der sich digital wirklich lohnt, weil sie das Fundament für Beiträge, Kommunikation und Übergabe legt. Im zweiten Schritt unseres Ratgebers, Mitgliederdaten ordnen, beschreiben wir die Vorbereitung. Hier geht es um die Wahl des Werkzeugs.

Was ein Verein wirklich braucht

• Stammdaten mit Historie: Eintritt, Austritt, Abteilungswechsel, Beitragsgruppe. Wer nur den aktuellen Stand speichert, kann keine Fragen zur Vergangenheit beantworten.
• Beitragseinzug: SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung, direkt aus der Software, ohne Export in ein anderes Programm.
• Serienbriefe und Serienmails an Gruppen, etwa alle Jugendlichen einer Abteilung oder alle Beitragsrückständigen.
• Rollen und Rechte: Der Übungsleiter sieht seine Gruppe, der Kassenwart die Konten, der Vorstand alles. Ohne Rechteverwaltung ist Datenschutz nicht umsetzbar.
• Export ohne Anbieterbindung: Alle Daten müssen sich jederzeit vollständig ausgeben lassen, in einem offenen Format.

Cloud oder lokal?

Lokale Programme auf dem Rechner des Kassenwarts sind günstig, aber genau das Problem, das gelöst werden soll: Die Daten hängen an einer Person und einem Gerät. Cloud-Lösungen mit Zugriff für mehrere Vorstandsmitglieder sind für kleine Vereine deshalb fast immer die bessere Wahl, sofern der Anbieter seine Server in der EU betreibt und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet. Die Kosten liegen je nach Mitgliederzahl zwischen null und etwa 30 Euro im Monat. Gemeinnützige Vereine bekommen über Stifter-helfen außerdem Software und Cloud-Dienste großer Anbieter zu Spendenkonditionen, was den Vergleich verschiebt.

Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

Erstens: Wie bekomme ich alle meine Daten wieder heraus, und in welchem Format? Zweitens: Wo stehen die Server, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Drittens: Was kostet der Wechsel der Mitgliederzahl, wenn der Verein wächst oder schrumpft? Viertens: Gibt es eine Testphase mit echten Daten? Fünftens: Wie lange ist der Anbieter am Markt, und was passiert mit den Daten, wenn er den Betrieb einstellt? Wer auf eine dieser Fragen keine klare Antwort bekommt, sollte weitersuchen.

Der Umstieg: Daten bereinigen, dann importieren

Der häufigste Fehler ist, die alte Excel-Liste unbereinigt zu importieren. Doppelte Einträge, uneinheitliche Schreibweisen und Karteileichen wandern dann in die neue Software und bleiben dort. Planen Sie für die Bereinigung einen Abend mit zwei Personen ein, legen Sie die Beitragsgruppen vorher fest und importieren Sie erst dann. Für die Frage, welche Vereinssoftware es überhaupt gibt und wie sich die Angebote unterscheiden, hat das Bundesnetzwerk Bürgerschaftliches Engagement BBE Arbeitshilfen veröffentlicht, die auch die Erfahrungen anderer Vereine bündeln.

Was die Software nicht löst

Eine Mitgliederverwaltung ersetzt keine Buchhaltung und keine Vereinswebsite, auch wenn viele Anbieter beides als Zusatzmodul verkaufen. Prüfen Sie, ob der Verein diese Funktionen wirklich in einem System braucht oder ob bestehende Werkzeuge weiterlaufen sollen. Ebenso wenig löst die Software das Problem, dass Mitglieder ihre Adressänderungen nicht melden. Ein Mitgliederportal, in dem jeder seine Daten selbst pflegt, hilft dabei, funktioniert aber nur, wenn der Vorstand es aktiv bewirbt und die Nutzung einfach ist.

Fazit: Nicht das beste Programm, sondern das übergabefähige

Kleine Vereine brauchen keine Software mit hundert Funktionen, sondern eine, die ein neuer Kassenwart nach einem Nachmittag bedienen kann und aus der die Daten jederzeit wieder herauskommen. Wer diese beiden Kriterien vor Preis und Funktionsumfang stellt, trifft die richtige Wahl. Die Excel-Liste hat ihren Dienst getan. Jetzt sollte sie in Rente gehen, bevor der Kassenwart es tut.