Vereinskasse digital: Wie Online-Zahlungsdienste den Ehrenamtsalltag verändern

Der Grund sind nicht die Vereine selbst, sondern ihre Mitglieder. Wer im Alltag mit Karte, Handy und Wallet bezahlt, hat beim Vereinsfest kein Bargeld dabei und findet die Überweisung für den Ausflug umständlich. Im fünften Schritt unseres Ratgebers, Kasse und Beiträge, haben wir die Grundlagen beschrieben. Dieser Beitrag zeigt, wie die Zahlungsdienste den Alltag des Kassenwarts konkret verändern.

Die Wallet ist überall, also auch im Verein

Wie weit Online-Zahlungsdienste in den Alltag vorgedrungen sind, lässt sich an ganz anderen Branchen ablesen: eine Übersicht der Berliner Morgenpost zu lizenzierten Online-Spielotheken zeigt, dass PayPal nach der Marktregulierung 2021 dort wieder als Zahlungsweg akzeptiert wird, mit denselben Käuferschutz- und Limitmechanismen, die auch Vereine kennen. Für den Kassenwart bedeutet das: Die Zahlungsmethode, die Mitglieder überall sonst nutzen, erwarten sie auch beim Verein, und wer sie nicht anbietet, bekommt das Geld später oder gar nicht.

Wo das Geld heute herkommt

Die Mitgliedsbeiträge laufen in gut geführten Vereinen seit Langem per SEPA-Lastschrift, das ist der einfache Teil. Schwieriger sind die vielen kleinen Zahlungen: Kursgebühren, Ausflüge, Trikots, Getränke, Spenden am Infostand. Genau dort setzen Online-Zahlungsdienste an. PayPal ist im Spendenbereich zur Standardlösung geworden, weil es für gemeinnützige Organisationen reduzierte Gebühren und einen Spendenbutton für die Website anbietet, den auch ein Vorstand ohne Technikkenntnisse einbauen kann. Für Ausflüge und Kurse haben sich Zahlungslinks bewährt, die per Mail oder Messenger verschickt werden und den Betrag schon eingetragen haben. Der Kassenwart sieht sofort, wer bezahlt hat, und muss niemandem mehr am Trainingsabend hinterherlaufen. Bei Jugendabteilungen zahlen so auch die Eltern direkt vom Handy, ohne dem Kind Bargeld mitzugeben, das auf dem Weg verloren geht. Welche Anbieter es gibt und was sie kosten, vergleichen wir im Bereich Kasse und Fundraising, mit Quellenangabe beim jeweiligen Anbieter.

Kartenzahlung im Vereinsheim

Mobile Kartenterminals, die per Bluetooth mit einem Smartphone gekoppelt werden, kosten einmalig zwischen 30 und 80 Euro und rechnen pro Transaktion knapp ein bis zwei Prozent ab. Für einen Verein, der beim Sommerfest 3.000 Euro Getränkeumsatz macht, sind das 30 bis 60 Euro Gebühren, dafür entfallen Wechselgeld, Kassenzählen und der Gang zur Bank am Montag. Die girocard, also die klassische Bankkarte, wird von diesen Geräten inzwischen ebenso akzeptiert wie Kreditkarten und Handy-Wallets. Die Initiative girocard der deutschen Kreditwirtschaft listet die Terminalanbieter und erklärt die Gebührenmodelle im Vergleich, was den Einstieg für Vereine deutlich erleichtert.

Was der Kassenwart beachten muss

• Jede Zahlung ein Beleg: Digitale Zahlungen erzeugen automatisch Belege, die aber exportiert und dem Kassenbuch zugeordnet werden müssen. Der PayPal-Kontoauszug ersetzt keine Buchführung.
• Trennung der Sphären: Beiträge und Spenden gehören zum ideellen Bereich, Getränkeverkauf zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Die Zahlungsdienste wissen das nicht, der Kassenwart muss es zuordnen.
• Spendenbescheinigungen setzen voraus, dass der Spender identifizierbar ist. Bei anonymen Wallet-Spenden ohne Namen ist das nicht möglich.
• Vier-Augen-Prinzip: Zugänge zu PayPal-Konto und Terminal-App dürfen nicht an einer Person hängen. Zwei Vorstandsmitglieder mit eigenen Zugängen sind das Minimum.
• Gebühren buchen: Die Gebühren der Dienste sind Ausgaben des Vereins und gehören ins Kassenbuch, sonst stimmt die Kasse nie.

Steuerliche Grenzen im Blick

Die Digitalisierung macht Einnahmen sichtbarer, und das hat Folgen. Sobald die Einnahmen aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, also Getränkeverkauf, Festwirtschaft und Sponsoring, die Freigrenze von 45.000 Euro im Jahr übersteigen, wird der Verein körperschaftsteuerpflichtig. Viele Vereine unterschätzen diese Summe, weil Bargeld nie sauber gezählt wurde und die Festwirtschaft über Jahre als Nebensache galt. Dazu kommt die Umsatzsteuer, die ab der Kleinunternehmergrenze auf den Getränkeverkauf anfällt, unabhängig von der Gemeinnützigkeit. Mit digitalen Zahlungen zeigt sich die tatsächliche Höhe, und der Vorstand muss reagieren. Die aktuellen Regeln zu Gemeinnützigkeit, Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale veröffentlicht das Bundesfinanzministerium, dessen Anwendungserlass zur Abgabenordnung für Kassenwarte die maßgebliche Quelle ist.

Der Kassenprüfer im digitalen Verein

Die jährliche Kassenprüfung wird mit digitalen Zahlungen einfacher und zugleich anspruchsvoller. Einfacher, weil alle Bewegungen mit Datum, Betrag und Gegenpartei vorliegen. Anspruchsvoller, weil der Prüfer nun mehrere Konten und Dienste abgleichen muss: Vereinskonto, PayPal, Terminal-Anbieter, Bargeldkasse. Bewährt hat sich eine Buchführungssoftware, die alle Quellen importiert und dem Prüfer einen Lesezugang gibt. So muss niemand mehr Kontoauszüge ausdrucken und in einem Ordner zur Prüfung tragen, und der Prüfer kann Stichproben ziehen, wann es ihm passt. Vereine, die den Prüfern diesen Zugang vor der Mitgliederversammlung einrichten, berichten von deutlich kürzeren Prüfungen und weniger Nachfragen im Plenum. Die Plattform vereinsrecht.de stellt Checklisten für Kassenprüfer bereit, die auf digitale Kassen angepasst sind.

Fazit: Die Kasse wird transparenter, und das ist gut so

Online-Zahlungsdienste nehmen dem Ehrenamt die Arbeit mit Bargeld ab und machen die Vereinskasse nachvollziehbar wie nie. Der Preis dafür sind Gebühren im niedrigen Prozentbereich und eine Buchführung, die alle Kanäle zusammenführt. Vereine, die das ernst nehmen, gewinnen Zeit, Vertrauen und die Gewissheit, steuerliche Grenzen nicht aus Versehen zu überschreiten. Der Quittungsblock hat ausgedient. Das Kassenbuch nicht, es ist nur digital geworden.